Löydä pienet raportoinnin ja työtapojen kehityskohdat, joista syntyy yrityksellesi suuria säästöjä – talousprosessikartoitus osa 4

Kokosimme datamme pohjalta neliosaisen blogisarjan, jossa avaamme talousprosessikartoituksen tyypillisimpiä löydöksiä.

Blogisarjamme neljännessä ja viimeisessä osassa syvennymme raportointiin ja työtapoihin liittyvään säästöpotentiaaliin. Linkit aiempiin blogeihin löydät tämän tekstin lopusta.

Jotta esimerkkilöydöksemme olisivat paremmin verrattavissa tosielämän toimijoihin, loimme datamme pohjalta esimerkkiyrityksen. Tukku-Trading Oy on tukkukauppaa tekevä, 360 henkilöä työllistävä yritys, jolla on 400 miljoonan vuosittainen liikevaihto ja 15 henkilön taloushallinnon tiimi.

Pienistä raportoinnin ja työtapojen parannuksista syntyy suuria säästöjä

Esimerkkiyrityksemme talousprosessikartoituksen R2R-prosessin havainnot liittyivät pääasiassa raportointiin ja työtapoihin. Prosessin tehokkuus oli muuten hyvällä tasolla, mutta kuukausikatkon nopea aikataulu aiheutti kuormitusta henkilöstölle.

Merkittävin havainto nousi esille kartoituksen aloituskeskustelussa. Siinä mainittiin, että kirjanpidon henkilöt selvittävät tietyn liiketoiminnon kanssa tietoja kuukausikatkojen aikana, vaikka liiketoiminnon ja kirjanpidon järjestelmien välillä oli toimivat järjestelmäintegraatiot. Tiedot olivat muulloin oikein, mutta kuukausikatkojen aikana tiedoissa ilmeni virheitä ja puutteita.

Kirjanpidossa haluttiin varmistaa, että kuukausikatkojen aikana tiedot olisivat oikein. Siksi liiketoiminnon kanssa oli sovittu, että kauden vaihteessa sekä taloushallinnon että liiketoiminnon edustajat ovat paikalla ja tavoitettavissa, eikä lomia saanut ajoittaa katkoihin. Lisäksi oli sovittu, että yhteydenpito hoidetaan sähköpostitse, jotta tiedot saadaan dokumentoitua.

Kartoituksessa havaittiin, että liiketoiminnossa ja taloushallinnossa käytettiin yhteensä 15 tuntia kuukaudessa selvitystyöhön kuukausikatkojen aikana. Tämä aiheutti lisätyötä ja kuormitusta erityisesti kirjanpitäjille.

Lisäksi havaittiin, että tiedot lähdejärjestelmissä olivat oikein, mutta vastaanotetut tiedot olivat puutteellisia sekä osittain virheellisiä. Tarkempi selvitys kertoi, että integraation ajastuksessa oli epäkohta, joka ilmeni erityisesti kuukausikatkon yhteydessä.

• Toimenpide-ehdotus: Korjauksia kuukausikatkojen sujuvoittamiseksi
  Kartoituksessa tunnistettiin integraatiot ja yksityiskohdat, jotka korjaamalla kuukausikatkon sujuvuutta pystyttiin parantamaan. Lisäksi suositeltiin sovelluspohjaisen täsmäytystyökalun käyttöönottoa, jonka avulla dokumentaatio on mahdollista tuottaa automaattisesti.

• Toteutuneet säästöt: Parempi prosessi, tyytyväisemmät työntekijät
  Toimenpide-ehdotuksilla pystyttiin pienentämään sekä kirjanpitäjien että liiketoiminnan selvitystyöhön käyttämää työmäärää arviolta 65 % (n. 10 tuntia kuukaudessa) sekä vähentämään selvityksiin kohdistuvaa henkilöriippuvuutta. Henkilöstö otti Tukku-Tradingin lomajärjestelyihin ehdotetut muutokset vastaan positiivisin mielin ja ehdotetuilla muutoksilla oli myönteinen vaikutus henkilöstön viihtyvyyteen.

Talousprosessikartoitus paljastaa yrityksesi piilevän potentiaalin

Kun Tukku-Trading toteutti kartoituksessa saamansa toimenpide-ehdotukset, talousosastolta vapautui reippaasti työaikaa. Vapautunut työaika voitiin käyttää järjestelmän kehittämiseen ja sen lisäksi pitkään odotettu tekoälyhanke saatiin käynnistettyä.

Talousprosessikartoitus antaa sinunkin yrityksellesi konkreettisia keinoja, joiden avulla voitte nopeuttaa prosesseja ja vapauttaa työaikaa. Älä epäröi ottaa yhteyttä, jos haluat selvittää talousprosessikartoituksen avulla yrityksesi piilevän potentiaalin.

Sinua saattaa myös kiinnostaa blogisarjamme muut osat:

Paljasta yrityksesi piilevä potentiaali – talousprosessikartoitus: osa 1

Miten laitat yrityksesi myyntilaskuprosessin kuntoon?
Talousprosessikartoitus: osa 2

Varmista, ettei ostolaskuprosessisi ole aikasyöppö – talousprosessikartoitus osa 3

P.S. Tarkempaa tietoa talousprosessikartoituksesta saat ilmaisesta ladattavasta oppaastamme. Voit ladata sen itsellesi täältä.