Miten laitat yrityksesi myyntilaskuprosessin kuntoon?Talousprosessikartoitus: osa 2
Kokosimme datamme pohjalta neliosaisen blogisarjan, jossa avaamme talousprosessikartoituksissa tyypillisesti havaittuja kehityskohteita.
Tässä blogissa valotamme tyypillistä myyntilaskuprosessin kehityskohdetta, jonka korjaaminen minimoi hukkatunnit ja parantaa asiakastyytyväisyyttä.
Mihin hävisivät Tukku-Trading Oy:n 16,5 työpäivää kuukaudessa?
Jotta esimerkkimme olisivat paremmin verrattavissa tosielämän toimijoihin, loimme datamme pohjalta esimerkkiyrityksen. Saammeko esitellä Tukku-Trading Oy:n, tukkukauppaa tekevän 360 henkilöä työllistävän yrityksen, jolla on 400 miljoonan vuosittainen liikevaihto ja 15 henkilön taloushallinnon tiimi.
Kartoitus osoitti, että Tukku-Tradingissa tehdään paljon yksittäisiä ja aikaa vieviä työvaiheita – sellaisia, joista kertyy lopulta yllättävän paljon hukattuja työtunteja. Ensimmäinen merkittävä kehityskohde löytyi myyntilaskuprosessista.
Asiakkaiden lähettämät turhat kysymykset rasittavat myyntilaskuprosessia
Myyntilaskuprosessissa havaittiin useita potentiaalisia kehityskohteita. Merkittävin yksittäinen havainto oli, että asiakkailta saapuu huomattava määrä myyntilaskujen sisältöä koskevia kysymyksiä. Suurin osa kysymyksistä liittyivät myyntilaskuilta puuttuviin, asiakkaiden toivomiin tietoihin, kuten tilausnumeroihin. Lopulta asiakkaiden kysymyksiä selvittivät niin myyjät kuin myyntireskontrankin henkilöt.
Asiakasyhteydenpitoon käytettävää aikaa ei seurattu, sillä sen ajateltiin olevan tavanomainen käytäntö yhtiössä ja toimialalla. Kun kartoituksessa selvitettiin asiakaskysymyksiin käytettävää työaikaa tarkemmin, huomattiin, että myynnissä ja myyntireskontrassa käytettiin yhteensä jopa 16,5 työpäivää kuukaudessa kyselyihin vastaamiseen, myyntilaskujen korjaamiseen ja uudelleenlähettämiseen.
- Toimenpide-ehdotus: Oikeat tiedot mukaan myyntiprosessin alkupäähän
Jatkossa tulisi yksilöidä ne myyntipään alkuprosessin tiedot, jotka on lisättävä aina myyntijärjestelmään ennen tilauksen hyväksymistä. Näin alkupään muutos palvelee myös prosessin loppupäätä ja vähentää myyntilaskujen selvityksiin käytettävää työaikaa.
- Arvio kehitystuloksista: Parempi prosessi vähentää hukkatunteja ja parantaa asiakastyytyväisyyttä
Toimenpide-ehdotuksen ansiosta hukkatunteja vähennettiin noin 65 % – eli vuodessa jopa 0,5 henkilötyövuoden verran. Lisäksi kehitystoimenpiteillä on myönteisiä vaikutuksia asiakaspalvelun laatuun, kun ylimääräisen selvitystyön sijaan voidaan keskittyä asiakaspalvelun kehittämiseen ja asiakastyytyväisyyden parantamiseen.
Eikä tässä vielä kaikki
Talousprosessikartoituksessa paljastuu usein muitakin aikaa säästäviä löydöksiä. Lue myös, millaisia parannusehdotuksia kartoituksessa annettiin ostolaskuprosessiin.
Asiantuntijan tekemä talousprosessikartoitus antaa aina konkreettisia keinoja nopeuttaa prosesseja – myös sinun yrityksessäsi. Älä siis epäröi ottaa yhteyttä, jos haluat keskustella kartoituksen teettämisestä omassa yrityksessäsi.
Sinua saattaa kiinnostaa myös blogisarjamme muut osat:
Varmista, ettei ostolaskuprosessisi ole aikasyöppö – talousprosessikartoitus osa 3
Paljasta yrityksesi piilevä potentiaali – talousprosessikartoitus: osa 1
P.S. Tarkempaa tietoa talousprosessikartoituksesta saat ilmaisesta ladattavasta oppaastamme. Voit ladata sen itsellesi täältä.