Talousprosessikartoituksen hyödyt mitataan ajassa ja rahassa
Nopeasti muuttuvassa ympäristössä taloushallinnon on pystyttävä tuottamaan tehokkaasti laadukasta dataa päätöksenteon tueksi sekä vastaamaan raportointivaatimuksiin kuitenkaan kasvattamatta talousorganisaation kokoa tai kuluja. Usein taloushallinnolle tärkeästä kehitystyöstä joudutaan joustamaan, jotta esimerkiksi kuukausikatkot saadaan päätökseen ajallaan.
Ensimmäinen askel kohti taloushallinnon kehittämistä on talousprosessikartoitus. Silti moni päättäjä pohtii, kannattaako kartoitukseen ryhtyä juuri heidän tapauksessaan. Kokosimme tähän blogiimme kolme yleistä talousprosessikartoitukseen liittyvää väitettä – jotka ovat kaikki tarua! Jokainen kumottu väite tarjoaa itse asiassa myös hyvän syyn talousprosessikartoituksen teettämiselle.
1. TARUA: Talousprosessien kehittäminen vaatii aina merkittäviä järjestelmäinvestointeja
Väite on tarua: tehokkaat talousprosessit eivät aina vaadi merkittäviä investointeja järjestelmiin. Monesti riittää, että yrityksen prosessien nykytila ja kustannukset kartoitetaan sekä luodaan suunnitelma talousprosessien tehokkuuden parantamiseksi. Talousprosessikartoituksen avulla voidaan löytää konkreettisia keinoja, joilla yrityksen prosessit tehostuvat ja taloushallinnon työaikaa vapautuu liiketoimintaa tukevien tehtävien hoitamiseen.
Jos talousprosesseja ei ole tarkasteltu kokonaisuutena, toivottua lisätehoa ei saavuteta pelkästään investoimalla uusiin järjestelmiin. Järjestelmäinvestointi voi joissain tapauksissa jopa lisätä työmäärää organisaatiossa ja osoittautua kannattamattomaksi tai tehottomaksi ratkaisuksi. Toisinaan uuden järjestelmän tarjoamia ominaisuuksia ei myöskään voida tai osata täysin hyödyntää. Tämä korostuu erityisesti tilanteissa, jossa taloushallinnon prosesseja ei ole huolellisesti kartoitettu ja kehitetty uuden järjestelmän vaatimalle tasolle.
Totta: Talousprosessikartoitus löytää oikeat kehityskohdat ja -tarpeet. Oikein kohdistetut kehitystoimenpiteet tuovat nopeasti toivottua lisäaikaa lisäarvoa tuovien tehtävien suorittamiseen.
2. TARUA: Liiketoiminnan kehityshankkeet eivät kuormita taloushallintoa
Liiketoiminnan kehityshankkeissa voidaan joutua tilanteeseen, jossa hankkeen vaikutuksia kaikkiin yrityksen tukitoimintoihin ei ole riittävästi huomioitu. Tukitoimintoihin voi näin syntyä katvealueita, jotka eivät suoraan näy liiketoiminnassa, mutta ne ilmenevät muualla organisaatiossa. Talousosastolla nämä katvealueet voivat näkyä mm. lisäselvityksinä, ylimääräisinä täsmäytyksinä tai muina manuaalisina työvaiheina.
Liiketoiminnan näkökulmasta kehityshanketta voidaan pitää onnistuneena, mutta eduista ei nautita taloushallinnon puolella – päinvastoin: talousprosessien tehokkuus kärsii. Samalla työpanoksella ei pystytä vastaamaan lisääntyneeseen työmäärään tai uusiin raportointivaatimuksiin. Ajan kuluessa liiketoiminnan kehityshankkeiden aiheuttama rasite taloushallinnon puolella saattaa kasvaa huomaamatta, mikäli talousprosessien toimivuutta ei välillä arvioida. Väite on siis tarua: usein jää huomaamatta, mitä tehottomat prosessit todellisuudessa maksavat yritykselle.
Totta: Liiketoiminnan kehityshankkeet onnistuvat, kun ne ottavat huomioon kaikkien tukitoimintojen prosessit. Talousprosessikartoitus varmistaa, että prosessit ovat tehokkaita eikä katvealueita ja turhaa kuormitusta ei synny myöskään tulevissa kehityshankkeissa.
3. TARUA: Talousprosessien kehittäminen palvelee vain taloushallintoa
On helppoa ajatella, että talousprosessikartoitus – ja sitä kautta taloushallinnon kehittäminen – palvelee vain yrityksen taloushallintoa, mutta tässä kohtaa nimi saattaa johtaa harhaan.
Ei ole olemassa organisaatiota, jossa yksikään yksikkö toimisi täysin itsenäisesti. Työt ja toimenpiteet ovat jatkuvassa vuorovaikutuksessa keskenään ja juuri sen vuoksi kehitys onnistuu vain, jos kehitystoimet palvelevat kaikkia yrityksen sidosryhmiä ja prosesseja. Taloushallinnon prosessien sujuvuus vaikuttaa positiivisesti koko organisaation toimintaan, ja vastaavasti huonosti toimivat taloushallinnon prosessit ovat jarruna organisaation kokonaisvaltaiselle menestykselle.
TOTTA: Talousprosessikartoitus kannattaa, sillä sen lähtökohtana ovat taloushallinnon tarpeet, mutta kartoituksessa käydään läpi organisaation talousprosessit alusta loppuun. Näin lopputulos palvelee kaikkia yksiköitä.
Aikasi arvoinen kartoitus
Talousprosessikartoituksen tärkein tehtävä on kehityskohtien löytäminen ja prosessien tehostaminen. Sen avulla nopeutetaan ja helpotetaan erityisesti tiedontuottamisvaihetta. Lähes poikkeuksetta talousprosessikartoituksen aikana huomataan, että manuaaliset työvaiheet hidastavat tehokasta talousprosessia. Kun manuaalinen työ vähenee, taloushallinnon työkuorma kevenee. Näin säästynyttä aikaa voidaan käyttää lisäarvoa tuottaviin toimiin, kuten datan analysointiin ja jatkokehitystyöhön.
Aika on yrityskasvun tärkein ajuri. Siksi talousprosessikartoitus on aikasi – ja kasvusi – arvoinen toimenpide.
P.S. Millaisia löydöksiä kartoituksista saadaan? Olemme poimineet blogisarjaamme esimerkkejä talousprosessikartoituksistamme.
Myyntilaskuprosessi-blogissamme kerromme, miten myyntilaskuprosessin yksinkertaisen muutoksen avulla hukkatunteja vähennettiin jopa 65 % kuukaudessa.
Ostolaskuprosessi-blogistamme voit lukea, miten yrityksen ostokohtaisen toimintamallin muuttamisen avulla sekä taloushallinnon että hankintaosaston työmäärää voitiin vähentää merkittävästi.