Varmista, ettei ostolaskuprosessisi ole aikasyöppö – talousprosessikartoitus osa 3
Kokosimme datamme pohjalta neliosaisen blogisarjan, jossa avaamme talousprosessikartoituksissa usein löydettyjä kehityskohteita. Tämä on neliosaisen blogisarjamme kolmas osa, jossa avaamme ostolaskuprosessin kehityskohteita ja säästöpotentiaalia.
Mikä ostolaskuprosessissa mättää 13,5 työpäivän edestä kuukaudessa?
Jotta esimerkkilöydöksemme olisivat paremmin verrattavissa tosielämän toimijoihin, loimme datamme pohjalta esimerkkiyrityksen. Tukku-Trading Oy on tukkukauppaa tekevä, 360 henkilöä työllistävä yritys, jolla on 400 miljoonan vuosittainen liikevaihto ja 15 henkilön taloushallinnon tiimi.
Blogisarjamme ensimmäisessä osassa tilattu kartoitus osoitti, että Tukku-Tradingissa tehdään paljon yksittäisiä ja aikaa vieviä työvaiheita – sellaisia, joista kertyy lopulta yllättävän paljon hukattuja työtunteja. Toinen parannuskohta löytyi ostolaskuprosessista.
Tarpeeton selvitystyö syö liiketoiminnan, hankintayksikön ja ostoreskontran resursseja
P2P-prosessin kartoituksessa havaittiin useita kehityskohteita. Osa kehityskohteista koski sekä talousosastoa että liiketoimintaa. Merkittävin yksittäinen havainto oli, että talousosasto selvittää jatkuvasti liiketoiminnan kanssa ostotilauksellisiin ostolaskuihin liittyviä pyyntöjä.
Selvitystyöhön kului liiketoiminnan, hankintayksikön ja ostoreskontran henkilöiden työpanoksesta yhteensä n. 13,5 työpäivää kuukaudessa. Juurisyy löytyi liiketoimintayksikön omista, epäselvistä ohjeista tuotteiden vastaanottovaiheessa, jotka myös poikkesivat yleisestä ohjeistuksesta. Liiketoimintayksikön toimintatavan vuoksi järjestelmien automatiikkaa, kuten tilaustäsmäytystoimintoja ei voitu hyödyntää.
Lisäksi yksikkö asiatarkasti ja tiliöi kaikki ostolaskut vielä erikseen, vaikka ostotilaukset oli tehty ja hyväksytty asianmukaisesti samalla tavalla kuin muissa liiketoiminnan yksiköissä.
- Toimenpide-ehdotus: Selkeät tehtäväkohtaiset toimintaohjeet ja yhteinen tavoitteisiin ja mittareihin nojaava ostoprosessi
Kartoituksessa ostoprosessi kuvattiin ja dokumentoitiin yksityiskohtaisesti. Prosessille määritettiin Tukku-Tradingin kanssa yhdessä tavoitteet ja mittarit, jotka tukevat Tukku-Tradingin hankinnan tehokkuutta ja kehittämistä. Tukku-Tradingin koko ostoprosessille luotiin selkeät tehtäväkohtaiset toimintaohjeet, joista pidettiin koulutus kaikille prosessissa mukana oleville henkilöille.
- Saavutetut säästöt: Uusi prosessi säästää liiketoiminnan ja taloushallinnon aikaa
Liiketoiminta ja taloushallinto käyttivät selvityksiin kuukausittain yhteensä 13,5 työpäivää, josta n. 70 % (n. 0,4 henkilötyövuotta) vältettiin toimenpide-ehdotuksen muutoksilla. Liiketoimintayksikössä ostolaskujen manuaalisesta käsittelystä luovuttiin heti, kun vastaanottoprosessin ohjeistus oli muutettu.
Ei kahta ilman kolmatta
Talousprosessikartoituksessa paljastuu aina useita kehityskohteita, joiden muutoksilla voidaan säästää aikaa ja resursseja. Esimerkillisessä Tukku-Tradingin talousprosessikartoituksessamme on jäljellä vielä yksi kehityskohde, joka liittyy raportointiin ja työtapoihin.
Jos sinäkin haluat paljastaa yrityksesi piilevän potentiaalin, ota rohkeasti yhteyttä. Talousprosessikartoituksemme varmistaa, että yrityksenne käytössä on varmasti ajantasaiset ja sujuvat talousprosessit.
Sinua saattaa myös kiinnostaa blogisarjamme muut osat:
Paljasta yrityksesi piilevä potentiaali – talousprosessikartoitus: osa 1
Miten laitat yrityksesi myyntilaskuprosessin kuntoon? Talousprosessikartoitus: osa 2
P.S. Tarkempaa tietoa talousprosessikartoituksesta saat ilmaisesta ladattavasta oppaastamme. Voit ladata sen itsellesi täältä.