Miksi taloushallinto kannattaa ostaa palveluna?
Käsi ylös, jos tilanne on tuttu: talousosastolla ei ole riittävästi aikaa liiketoiminnan tukemiseen. Usein tilanne johtuu siitä, että keskisuuren tai suuren yrityksen resurssit ovat vähissä tai käytössä oleva taloushallinnon järjestelmä ei enää palvele tehokkaimmalla mahdollisella tavalla. Lopputulemana on ärsyyntymistä ja liian hidasta toimintaa – pahimmillaan jopa taloudellisia menetyksiä.
Kehitys ja automaation mahdollisuudet tuovat nopeaan tahtiin uusia innovaatioita taloushallinnon alalle. Samaan aikaan henkilöstö ikääntyy ja tarvitaan uusia osaajia. Taloushallinnon päättäjälle jää pohdittavaksi, mikä olisi omalle yritykselle juuri se paras ja tehokkain tapa hoitaa taloushallinnon rutiinityöt vaarantamatta liiketoiminnan ja viranomaisten vaatimaa raportointia.
Ulkoistaminen vapauttaa aikaa ja resursseja
Taloushallinnon päättäjän paletti on työntäyteinen: huolehdi järjestelmien ajantasaisuudesta ja toimivuudesta, kehitä prosesseja, hae mahdollisuuksia lisätä automaatioastetta ja löydä parhaat taloushallinnon ja prosessikehityksen osaajat. Miten ajan ja resurssit saa riittämään? Ulkoistaminen voi olla mitä mainioin ratkaisu.
Kun rutiinien sijaan aikaa vapautuu lukujen analysointiin ja johtopäätösten sekä kehitysehdotusten tekemiseen, taloushallinnosta saadaan paljon enemmän irti.
Ulkoistamisen voi tehdä monella tavalla. Ohessa on avattu kolme tyypillistä ulkoistuskumppanuuden tasoa.
1. Kumppanilta lisäkäsiä taloushallinnon avuksi
Kevyin mahdollinen vaihtoehto on ostaa kumppanilta resursseja, jotka hoitavat taloushallinnon rutiinit asiakkaan olemassa olevassa järjestelmäympäristössä. Käsipareilla pystytään varmistamaan henkilöresurssien riittävyys ja kustannussäästöihinkin päästään, kun vältytään päällekkäisiltä työtehtäviltä. Huono puoli pelkässä lisäresurssien ostamisessa on, että niiden avulla itse taloushallinnon toimintojen tehostaminen ei toteudu.
2. Ulkoistus ja liikkeenluovutus
Syvempi ulkoistuskumppanuuden vaihtoehto on ulkoistukseen liittyvä liikkeenluovutus, jolloin ulkoistajan nykyinen taloushallinnon henkilöstö siirtyy palveluntuottajan palvelukseen. Tällä mallilla varmistetaan osaamisen ja hiljaisen tiedon siirtyminen, jotka ovat usein elintärkeitä edellytyksiä onnistuneelle ulkoistukselle. Tämänkin vaihtoehdon riskinä on se, ettei toivottua tehostumista saavuteta ainakaan lyhyellä tähtäimellä, etenkin jos palvelua tuotetaan asiakkaan järjestelmäympäristössä.
3. Taloushallinto ulkoistettuna kokonaispalveluna
Kolmas ja syväluotaavin ulkoistuskumppanuuden vaihtoehto on taloushallinnon ulkoistaminen kokonaispalveluna. Tällöin ulkoistuskumppani tarjoaa myös tarvittavat järjestelmät palvelun tuottamiseen ja prosessit on kehitetty tehokkuuslähtökohdista. Kun ostaja sopeutuu palveluntuottajan prosesseihin ja muuttaa omia toimintatapojaan, syntyy tyypillisesti huomattavaa tehostumista.
Taloushallinnon palveluntuottajalla on kehittyneet, tehokkaat toimintamallit ja usein palvelukeskusten käyttämien järjestelmien automaatioaste on viety korkealle robotiikan ja tekoälyn keinoin. Kun rutiinityöt automatisoidaan, tehokkuus lisääntyy ja virheet vähenevät.
Ostamalla taloushallinnon ja järjestelmät palveluna myös järjestelmien ylläpito ja kehitys ovat kumppanin vastuulla. Tällöin ostajan tietohallinnolle jää enemmän aikaa kehittää liiketoiminnan kannalta tärkeitä sovelluksia.
Miten valita itselle sopivin ulkoistusvaihtoehto?
Hyvä tapa edetä taloushallinnon ulkoistukseen on teettää aluksi talousprosessien kuntokartoitus. Se antaa kokonaiskuvan tärkeimmistä kehityskohteista ja säästöpotentiaalista. Kehitystyössä päästään nopeasti liikkeelle, kun prioriteettilista on valmiina.
Haluaisitko ulkoistaa taloushallinnon kokonaispalveluna?
Adner on ensimmäisenä yhtiönä Suomessa solminut NetSuite Business Process Outsourcing (BPO) -kumppanuuden Oraclen kanssa. Kun ostat taloushallinnon ulkoistuksen kokonaispalvelun Adnerilta, sinun ei tarvitse enää kantaa huolta taloushallinnon ohjelmiston ajantasaisuudesta, päivityksistä ja ylläpidosta, sillä NetSuite päivittyy ja kehittyy jatkuvasti. Asiakkailla on aina käytössä viimeisin ohjelmistoversio.
Tärkeimmät ominaisuudet pähkinänkuoressa:
- NetSuite integroituu vaivattomasti yritysten muihin järjestelmiin.
- Taloushallinnon toimintojen lisäksi malli mahdollistaa asiakkaiden käyttöön laajemmat toiminnanohjauksen tarpeet tilaus- ja toimitusketjun hallinnasta varaston- ja projektihallinnan kautta CRM:n.
- Taloushallinnon toiminnot ovat palvelukumppanisi, eli Adnerin käsissä. Pääset kirjautumaan NetSuiteen ja selaamaan siellä talousraportteja ja syöttämään tietoja järjestelmään, mutta et maksa turhista lisensseistä.
- Tarjoamamme ratkaisun käyttöönotto onnistuu nopeimmillaan muutamassa päivässä. Näin vältytte kuukausia kestävältä ERP-projektilta.
- Tarjoamamme NetSuite-ratkaisu skaalautuu yhtiön kasvun, kasvavien toiminnanohjaustarpeiden taikka kansainvälistymisen mukaan. Voit myös halutessasi hankkia NetSuite lisenssit yrityksellesi ja ottaa näin entistä laajemmin toiminnallisuuksia käyttöösi.
