Paljasta yrityksesi piilevä potentiaali – talousprosessikartoitus: osa 1
Arki rullaa taloushallinnossa, mutta voisiko asioita tehdä paremmin ja tehokkaammin? Piilevä kehityspotentiaali paljastuu, kun ulkopuolinen asiantuntija kartoittaa yrityksesi talousprosessit.
Kokosimme datamme pohjalta neliosaisen blogisarjan, jossa avaamme talousprosessikartoituksissa tyypillisesti löydettyjä kehityskohteita. Tämä blogi on sarjan ensimmäinen ja kerromme siinä, miten talousprosessikartoitus toteutetaan. Seuraavissa osissa avaamme kartoituksessa löydetyt kehityskohteet blogi kerrallaan.
Mitä tehdä, kun manuaalinen työ kuormittaa taloushallinnon tiimiä ja aikaa suurelle kehitysprosessille ei löydy?
Loimme datamme pohjalta esimerkkiyrityksen. Tukku-Trading Oy on tukkukauppaa tekevä 360 henkilöä työllistävä yritys, jolla on 400 miljoonan vuosittainen liikevaihto.
Tukku-Tradingin talousjohtaja oli huomannut 15-henkisen tiiminsä joutuvan nopeasti vaikeuksiin, jos joku sairastuu. Kun manuaalista työtä on paljon, harva ehtii omilta töiltään paikkaamaan kollegansa poissaoloa. Tämä ongelma on varmasti tuttu lukuisissa yrityksissä.
Tukku-Tradingin toimitusjohtajalla oli monta kysymystä ratkaistavana. Voisiko manuaalista työtä vähentää? Onnistuisiko työtehtävien hoitaminen tehokkaammin? Voisiko parempi järjestelmä vapauttaa henkilöresursseja ja kaivattua aikaa vaativaan analyysityöhön?
Ulkopuolinen asiantuntija ratkaisee ongelmat puolueettomasti ja tehokkaasti
Päivittäisen työn ohessa talousjohtajan oli ollut vaikeaa löytää aikaa suurelle kehitysprojektille. Siksi hän päätti palkata ulkopuolisen asiantuntijan kartoittamaan Tukku-Tradingin talousprosesseja.
Koska Adnerin asiantuntijat tuntevat sekä talousprosessit että -järjestelmät, talousjohtaja valitsi kartoituskumppanikseen Adnerin. Kartoituksen tuloksena talousjohtaja saa tuoreen ja puolueettoman näkökulman taloushallinnon tilasta ja toiminnasta sekä selkeät toimenpide-ehdotukset, joiden avulla sujuvoittaa toimintaa.
Näin talousprosessikartoitus käytännössä tapahtuu
- Talousprosessikartoitus alkaa tavoitteiden määrittelyllä.
Yhdessä asiantuntijan kanssa päätettiin ryhtyä kartoittamaan taloushallinnon kolmea pääprosessia: O2C, P2P ja R2R. Tavoitteena oli käydä läpi talousprosesseihin liittyvät työt sekä selvittää prosessien haasteet ja pullonkaulat. - Konsultti kerää tiedot yrityksen taloushallinnosta ja taloushallinnon prosesseista.
Toinen vaihe tehtiin talousjohtajan itsearvioinnin ja taloushallinnon tiedonkeruulomakkeiden avulla sekä syventymällä yrityksen dokumentaatioon. - Tiedonkeruuta syvennetään haastattelemalla taloushallinnon avainhenkilöitä. Viimeisessä kartoitusvaiheessa haastatteluissa mukana oli myynti- ja ostoreskontran hoitajia, kirjanpitäjiä ja controllereita sekä financial analyst ja talouspäällikkö.
Millaisia kartoituksen löydökset olivat?
Adnerin konsultti kokosi loppuraporttiin tärkeimmät löydökset ja toimenpide-ehdotukset, joiden avulla koko taloushallinnon tiimi voi parantaa työnsä laatua helposti.
Lue sarjamme seuraavasta blogista myyntilaskuprosessin löydöksestä, jonka korjaamisen jälkeen Tukku-Traidingiltä vapautui 0,5:n henkilötyövuoden edestä aikaa taloushallinnon kehitysprojekteihin.
Haluatko sinäkin löytää yrityksesi talousprosessien pullonkaulat ja sujuvoittaa tiimisi työskentelyä? Jos haluat keskustella kartoituksen teettämisestä omassa yrityksessäsi, älä epäröi ottaa yhteyttä.
Sinua saattaa kiinnostaa myös blogisarjamme seuraavat osat:
Miten laitat yrityksesi myyntilaskuprosessin kuntoon? Talousprosessikartoitus: osa 2
Varmista, ettei ostolaskuprosessisi ole aikasyöppö – talousprosessikartoitus osa 3
Löydä pienet raportoinnin ja työtapojen kehityskohdat, joista syntyy yrityksellesi suuria säästöjä – talousprosessikartoitus osa 4
P.S. Tarkempaa tietoa talousprosessikartoituksesta saat ilmaisesta ladattavasta oppaastamme. Voit ladata sen itsellesi täältä.